Инструкция Электронный Документооборот

ПриватДок — создание, ведение, управление электронными документами с программой Электронного документооборота от Приватбанка. Таблица 7 "Наличие оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством&quot. Внедрение электронного документооборота сократит расходы. Электронный документооборот позволяет:

При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности. Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД). Инструкция по организации делопроизводства (электронного документооборота) в образовательном учреждении.

Электронный документооборот в организации ? Ведь не только потому, что это модно.

К тому же это может оказаться довольно затратным делом, а как скоро окупиться? Как понять, что необходимость изменений в ведении делопроизводства настала? Статья написана с целью ответа на все эти вопросы, оценки преимуществ и недостатков для делопроизводителя, а также работающих с документами исполнителей. И давайте посмотрим, что принесет для организации в целом переход на электронный документооборот.

Впечатления привожу с точки зрения делопроизводителя от использования системы электронного документооборота (СЭД) со значительным объемом документооборота в крупной организации, где я непосредственно тружусь. Не буду приводить название СЭД, чтобы не агитировать в чью- либо пользу, я не занимаюсь распространением этих систем. Если вы пришли к выводу о необходимости перехода на электронный документооборот, то только вам решать какая система подходит вашей компании. Я только стремлюсь предоставить информацию к размышлению. Негативные стороны ведения электронного документооборота. Первое что приходит в голову – очень, очень муторно закрывать регистрационные карточки документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый документ создается отдельная карточка.

Причем правильно закрывать (в срок, с отметкой об исполнении и т. Без этого теряется эффект от использования электронного документооборота. Система не редко зависает или работает не достаточно быстро (сидишь и смотришь на «зависший» экран), иногда что- то может «слететь» (срочно зовем администратора, значит, какое- то время потеряно).

И избавиться от этого не удается в течение всего времени (несколько лет уже) применения электронного документооборота. К тому же постоянно идут какие- то доработки используемого программного продукта. Денежные затраты на его покупку были не такие уж маленькие, в процессе эксплуатации системы тоже появляются дополнительные затраты. Новые люди в организации не в состоянии сразу полноценно ринуться в круговорот работы – сначала обучение принципам электронного документооборота с использованием установленной системы. Имеется в виду, что приходится обучать не только делопроизводителя, а вообще всех вновь принятых и имеющих доступ в организации сотрудников к компьютеру.

Здесь еще следует учитывать сопротивление людей нововведениям. Тем не менее, несмотря на все отрицательные стороны, сейчас представить себе работу в офисе без системы электронного документооборота просто немыслимо. Преимущества электронного документооборота. Посмотрим, что же такого полезного привнес электронный документооборот на примере нашей организации.

Обеспечен эффективный поиск нужного документа в любой момент времени, когда включен компьютер в офисе (всегда в рабочее время, ну или почти всегда). Значит, эффективно налажена оперативная работа с документами – исполнение, контроль, анализ и т. Прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины – как сотрудник, так и руководство может в любой момент узнать, сколько и какие именно документы находятся на исполнении у каждого конкретного специалиста, а также просрочен ли срок выполнения поручения (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов). В результате исполнительская дисциплина явно улучшилась.

За счет автоматизации работ резко сократилось время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий (сейчас поручения в электронном виде), а также произошло ускорение движения информационного потока за счет автоматизации процессов регистрации, наложения резолюции, направления на ознакомление, согласование документов, анализа деятельности по отдельным направлениями и т. Вывод – однозначно повысилась эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом. Уменьшились затраты организации на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях. А вот бумаги расходуется все- таки не намного меньше. В наши дни приходится отправлять адресатам в основном документы на бумажных носителях (электронный документооборот и массовое использование ЭЦП еще только впереди). Думаю, что даже перечисленных преимуществ достаточно, чтобы, по крайней мере, задуматься о возможности перехода на электронный документооборот.

Чтобы грамотно выбрать подходящую систему электронного документооборота именно под ваши индивидуальные потребности необходимо знать об основных параметрах выбора СЭД. Продолжение темы последует.

Евгения Полоса. Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 1. Оставить комментарий.